Gesetzliche Regelungen

Die gesetzlichen Bestimmungen zum Verein finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) §§ 21 bis 79, also im Zivilrecht.

Das oft als „Vereinsgesetz“ bezeichnete „Gesetz zur Regelung des öffentlichen Vereinsrechts“ (VereinG) ist Öffentliches Recht und regelt die Vereinigungsfreiheit und das Verbot von Vereinigungen.

Warum einen e.V. gründen?

Der eingetragene Verein (e.V.) zählt in Deutschland zu den häufigsten Gesellschaftsformen. Rund 550.000 eingetragene Vereine gibt es hierzulande. Fast ausnahmslos handelt es sich dabei um sogenannte Idealvereine, die also keine wirtschaftlichen Zwecke verfolgen.

Die Rechtsform des e.V. wird regelmäßig gewählt, wenn

  • sich eine größere Zahl von Personen zu einem nichtwirtschaftlichen Zweck zusammen schließt und
  • Aufnahme und Ausscheiden von Mitgliedern unkompliziert von statten gehen sollen.

Vorteile des e.V. sind:

  • Der Vorstand ist vor den Risiken einer vertraglichen Haftung (also den typischen wirtschaftlichen Risiken) geschützt.
    Die Mitglieder haften nicht für den Verein.
  • Der e.V. ist eine juristische Person; er kann im eigenen Namen klagen und verklagt werden und ins Grundbuch eingetragen werden
  • Der e.V. kann als Körperschaft gemeinnützig sein. Auch einer GbR kann Gemeinnützigkeit zu erkannt werden.
  • Er hat eine rechtlich klar definierte Form mit gesetzlichen Regelungen nach innen und außen.
  • Der e.V. ist eine grundsätzlich demokratische Organisationform mit gleichen Rechten und Pflichten für alle Mitglieder („one man, one vote“)
  • Die Gründungskosten sind relativ niedrig.
  • Es wird kein Mindestkapital benötigt (wie z.B. bei einer GmbH).

Nachteile des e.V. sind:

  • Er kann in aller Regel keine wirtschaftlichen Zwecke (gewerbliche oder Erwerbszwecke) haben und darf sich nur nebenher und nachrangig wirtschaftlich betätigen.
  • Die Gründung stellt bestimmte Anforderungen, wie Erstellung einer Satzung und Wahl des Vorstandes.
  • Er benötigt zur Gründung mindestens 7 Mitglieder.

Was kostet die Gründung eines e.V.?

Die Kosten für die Vereinsgründung setzen sich zusammen aus

  • der Notargebühr für die Beglaubigung der Anmeldung (11,60 € zuzüglich Schreib- und Zustellgebühren)
  • der Registergebühr für eine Eintragung beim zuständigen Amtsgericht (52 € bei normalen Vereinsgründungen mit 3.000 € Gegenstandswert)
  • die Bekanntmachung der Eintragung (10 bis 30 €)
  • Zusammen sind das ca. 75 bis 120 €.

Weitere Kosten fallen nicht an, es sei denn, man holt sich Hilfe bei Experten (z.B. bei der Erstellung der Satzung).

In manchen Bundesländern erlassen die Registergerichte gemeinnützigen Vereinen die Eintragungsgebühr (beim Amtsgericht erfragen).

Ablauf der Gründung

Für die Gründung eines e. V. sind mindestens sieben Mitglieder erforderlich. Ist der Verein eingetragen, darf die Mitgliederzahl nicht unter drei sinken.

Als nächstes muss eine Satzung erstellt und mit den Gründungsmitgliedern diskutiert werden. Sie enthält die wichtigsten Regelungen für die Zusammenarbeit im Verein. Soll der Verein gemeinnützig werden, sollte die Satzung unbedingt vorab dem Finanzamt zur Prüfung vorlegt werden. Hat das Finanzamt nämlich Bedenken bei der Gewährung der Gemeinnützigkeit sind Satzungsänderungen und damit weiterer organisatorischer Aufwand notwendig und zusätzliche Kosten (Notar, Vereinsregister) fällig.

Zusätzlich können Vereinsordnungen (z.B. Finanzordnung, Beitragsordnung, Ehrenordnung) erstellt werden, die Detailregelungen umfassen.

Dann wird eine Gründungsversammlung (mit mindestens 7 Mitgliedern) einberufen. Dort wird

  • die Vereinsgründung und die Satzung (und eventuell weitere Vereinsordnungen) beschlossen und
  • der Vorstand gewählt.

Die Gründungssatzung muss von mindestens 7 Gründungsmitgliedern, nach Möglichkeit bei der Gründungsversammlung, unterschrieben werden.

Ebenfalls erstellt werden muss ein Protokoll der Gründungsversammlung, das entsprechend den Satzungsregelungen unterschrieben sein muss.

Eintragung des Vereins

Die Anmeldung beim Vereinsregister (das beim örtlichen Amtsgericht angesiedelt ist – z.T. ist für mehrere Bezirke ein bestimmtes Amtsgericht zuständig) muss in den meisten Bundesländern durch einen Notar beglaubigt werden. Neben dem Anmeldeschreiben müssen beim Registergericht das Original der Gründungssatzung und das Gründungsprotokoll vorgelegt werden.

Die notarielle Anmeldung erfolgt durch den Vorstand (d.h. durch die vertretungsberechtigten Mitglieder – sogenannter BGB-Vorstand). Bei der Erstanmeldung müssen alle BGB-Vorstandsmitglieder erscheinen.

Nach der Registereintragung erhält der Verein einen Registerauszug, mit dem er die Eintragung nachweist. Der Registerauszug dienstet als Nachweis des e.V.-Status. Er wird z.B. bei der Eröffnung eines Bankkontos und beim Finanzamt verlangt.

Was ist ein Förderverein?

Fördervereine stellen zivilrechtlich keine Sonderform des Vereins dar. Es handelt sich um „gewöhnliche“ (eingetragene oder nicht eingetragene) Vereine im Sinn des BGB. Für Satzung, Mitgliedschaft, Vorstand usf. gelten keine Sonderregelungen.

Die Besonderheit von Fördervereinen (und anderen Förderkörperschaften) ist eine rein steuerliche: Sie stellen eine Ausnahme vom gemeinnützigkeitsrechtlichen Grundsatz der Unmittelbarkeit dar. Statt selbst im Sinne der Satzungszwecke tätig zu werden, beschaffen sie lediglich Mittel für andere gemeinnützige oder öffentlich-rechtliche Körperschaften. Ein Verein  kann danach auch dann gemeinnützig sein, wenn er ausschließlich Mittel für andere Körperschaften beschafft. Das müssen entweder Körperschaften des privaten Rechts (Vereine, GmbH, Stiftungen…) sein, die selbst gemeinnützig (steuerbegünstigt) sind oder Körperschaften des öffentlichen Rechts (z. B. Kommunen, Amtskirchen), die die Mittel für steuerbegünstigte Zwecke einsetzen.

Typische Fördervereine unterstützen andere Vereine, Kindergärten und Schulen (private und öffentliche), Universitäten oder Forschungseinrichtungen u.v.a.m.

In welcher Form die Mittel weitergegeben werden, spielt keine Rolle. Es kann sich dabei um Geldzuwendungen, Sachmittel oder andere wirtschaftliche Vorteile wie z.B. die Gewährung von Darlehen handeln.

Die Satzung

Für die Erstellung der Satzung ist nicht unbedingt die Hilfe eines Rechtsanwaltes erforderlich. Die vielfach erhältlichen Mustersatzungen sind meist eine gute Orientierung. Auch die Satzung eines Vereins mit ähnlicher Tätigkeit ist eine Hilfe. Viele Vereine veröffentlichen ihre Satzung im Internet. Beim Vereinsregister erhalten Sie übrigens keine Einsicht in Satzungen eingetragener Vereine, wenn sie nicht einen wichtigen Grund angeben können.

Zwingende Bestandteile der Satzung sind:

  • Vereinsname
  • Vereinssitz (nur den Ort, nicht die Straße angeben)
  • Regelung zur Eintragung des Vereins
  • Vereinszweck
  • Aus- und Eintritt von Mitgliedern
  • Mitgliedsbeiträge
  • Beurkundung von Beschlüssen (Protokollierung)
  • Bildung des Vorstandes
  • Einberufung der Mitgliederversammlung (wann und wie)
  • Fehlt einer dieser Satzungsbestandteile, lehnt das Registergericht die Eintragung ab.

Anders als oft vermutet bietet das Vereinsrecht eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten. Planen Sie organisatorische Regelungen, die von den gängigen Mustersatzungen deutlich abweichen, sollte sie sich fachkundigen Rat holen. Nicht alle Gestaltungsmöglichkeiten sind rechtlich zulässig, manches erweist sich in Praxis als untauglich.

Beachten müssen Sie vor allem, dass eine Reihe von Bestimmungen nur durch die Satzung wirksam getroffen werden können. Beschlüsse von Vorstand oder Mitgliederversammlung reichen dann nicht aus. Das gilt z.B. für

  • die Festlegung verschiedener Mitgliedergruppen (mit unterschiedlichen Rechten und Pflichten) wie z.B. Fördermitglieder, Ehrenmitglieder
  • Sonderrechte für Mitglieder
  • die kommissarische Berufung von Vorstandsmitgliedern (Selbstergänzung des Vorstandes
  • Häufige Fehler bei der Satzungsgestaltung
  • In den Satzungszwecken werden auch wirtschaftliche Betätigungen genannt. Das Registergericht lehnt dann die Eintragung ab.
  • Die Satzung sieht zu viele Vorstandsposten vor, die bei künftigen Wahlen nicht mehr besetzt werden können.
  • Die erforderlichen Satzungsregelungen für die Gemeinnützigkeit sind nicht korrekt wiedergegeben. Halten Sie sich hier am besten exakt an eine Mustersatzung.

Der Vereinsname

Der Name des Vereins muss sich von anderen Vereinen im Registerbezirk deutlich unterscheiden. Er darf außerdem nicht irreführend sein (in dem er z.B. über Art und Größe des Vereins täuscht).

Beachten Sie, dass die Eintragung des Namens keinen weitreichenden Namenschutz beinhaltet. Verstöße gegen Namens- und Markenrecht können nicht nur eine spätere Änderung des Namens erforderlich machen, sondern auch zu erheblichen Schadenersatzforderungen führen. Recherchieren Sie deshalb gründlich, ob der Name nicht schon in Gebrauch ist.

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, den eigenen Vereinsnamen mit einem erweiterten Schutz zu versehen. In der Regel bietet sich dazu die Eintragung einer Wortmarke (beim Patentamt) an.

Der Vorstand

Der Vorstand ist neben der Mitgliederversammlung das einzige Pflichtorgan. Er leitet den Verein und vertritt ihn nach außen (Geschäftsführung und Vertretung).

Die Zusammensetzung des Vorstandes muss in der Satzung geregelt sein. Anders als vielfach angenommen muss der Vorstand weder aus mehreren Personen bestehen noch gibt es bestimmte Pflichtämter (Schriftführer, Kassenwart usf.). In der Regel wird der Vorstand aus ein bis fünf Personen bestehen. Dabei gelten zwei Empfehlungen:

  • Ein zu großer Vorstand kann oft später nicht mehr komplett besetzt werden.
  • Mehrere Personen im Vorstand können sich gegenseitig kontrollieren und der Verein wird nicht beim Ausfall (Krankheit, Rücktritt) des einzigen Vorstandsmitglieds handlungsunfähig.
  • Unterschieden werden die Vorstandsmitglieder nach ihrer Berechtigung, den Verein zu vertreten:
    • Vorstandsmitglieder im Sinn des BGB (BGB-Vorstand) sind vertretungsberechtigt und werden ins Vereinsregister eingetragen
    • Mitglieder der erweiterten Vorstandes haben keine Vertretungsberechtigung und werden nicht eingetragen. Im Vorstand haben sie ansonsten die gleichen (Stimm-)Rechte.
    • In der Satzung geregelt werden muss, ob die BGB-Vorstandsmitglieder einzeln oder gemeinsam vertretungsberechtigt sind. So kann z. B. bestimmt werden, dass zwei von drei Vorstandsmitgliedern den Verein gemeinsam vertreten. Nur zu zweit können dann die Vorstandsmitglieder Verträge abschließen, die den Verein verpflichten.

Gewählt wird der Vorstand in aller Regel von der Mitgliederversammlung. Auch eine Berufung auf anderem Weg (z.B. durch einen von der Mitgliederversammlung gewählten Beirat) ist möglich, wenn die Satzung das so regelt.

Die Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist das Hauptorgan des Vereins. Sie kann dem Vorstand Weisungen erteilen und beschließt über alle Angelegenheiten, die nicht ausdrücklich dem Vorstand zugewiesen sind. Insbesondere gehört dazu die Wahl des Vorstandes, Satzungsänderungen oder die Entlastung des Vorstandes. Außerdem hat sie umfängliche Auskunftsrechte gegenüber dem Vorstand.

Nur Mitgliederversammlungen, zu denen entsprechend der Satzungsbestimmungen (Form und Frist) eingeladen wurde, sind beschlussfähig. Die Einladung muss nicht zwingend per Post erfolgen, auch eine Einladung per Anzeige in einer Zeitung oder per E-Mail ist zulässig, wenn die Satzung das vorsieht. Entscheidend ist, dass Zeitpunkt und Ort der Mitgliederversammlung so gewählt werden, dass jedes Mitglieder ohne größere Erschwernis teilnehmen kann.

Wichtig ist bei der Einladung die Tagesordnung . Nur zu bei der Einberufung benannten Tagesordnungspunkten können wirksame Beschlüsse gefasst werden.

Eine „Hauptversammlung“ hat gegenüber einer „gewöhnlichen“ Mitgliederversammlung keine Sonderfunktion, es sei denn, die Satzung trifft hier besondere Regelungen.

Weitere Vereinsorgane

Pflichtorgane des Vereins sind nur Mitgliederversammlung und Vorstand. Daneben können – per Satzung – weitere Organe festgelegt werden. Welche Aufgaben diese haben, ist dem Verein weitgehend freigestellt. Es ist aber unbedingt zu empfehlen, Zusammensetzung und Aufgaben dieser Organe in der Satzung klar zur definieren.

Ein Geschäftsführer ist entweder ein alleinvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied oder ein sogenannter „besonderer Vertreter“ neben dem Vorstand. Oft gibt es neben einem ehrenamtlichen Vorstand einen hauptamtlichen Geschäftsführer. Ein besonderer Vertreter kann nur bestellt werden, wenn die Satzung das vorsieht.

Ein Beitrat kann die Aufgabe haben, den Vorstand zu beraten oder zu überwachen. Wie er sich zusammensetzt, muss die Satzung regeln.

Kassenprüfer (Revisoren) sind anders als oft vermutet kein Pflichtorgan. Es gibt auch keine Pflicht zur Kassenprüfung. In der Regel werden der oder die Kassenprüfer von der Mitgliederversammlung berufen. Sie sollten nicht Mitglieder des Vorstands sein.

Gemeinnützigkeit

Ein Verein ist nicht per se gemeinnützig. Die Gemeinnützigkeit hat auch nichts mit der Eintragung des Vereins zu tun. Vielmehr ist die Gemeinnützigkeit (genauer: Steuerbegünstigung) ein rein steuerlicher Tatbestand. Die Gemeinnützigkeit wird auf Antrag vom Finanzamt gewährt und bescheinigt.

Entsprechend bietet die Gemeinnützigkeit vor allem steuerliche Vorteile. Die wichtigsten sind:

  • Eine Reihe von Einnahmen des Vereins bleiben körperschaft- und gewerbesteuersteuerfrei.
  • Für bestimmte Leistungen gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz (7%).
  • Der Verein kann Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigungen) ausstellen. Die Zuwendungen (Spenden und z.T. auch Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren und Umlagen) können dann vom Spender/Mitglied als Sonderausgaben steuerlich abgesetzt werden. Dieser Spendenabzug erhöht die Spendenmotivation und damit das Spendenaufkommen des Vereins.
  • Neben den steuerlichen Vorteilen hat die Gemeinnützigkeit einen Imageeffekt (Gemeinwohlorientierung). Zudem werden bestimmte Zuschüsse bevorzugt an gemeinnützige Organisationen vergeben.

Häufige Probleme bei der Beantragung der Gemeinnützigkeit

  • Die Satzungszwecke sind nicht genau genug ausgeführt.
  • In den Satzungszwecken sind nicht begünstigte, z.B. gesellige Zwecke enthalten
  • Die Vermögensregelungen bei Auflösung des Vereins und Wegfall der Gemeinnützigkeit sind ungenügend (benannter Vermögensempfänger ist nicht gemeinnützig, kein Verwendungszweck angegeben).

Mit der Gemeinnützigkeit sind aber eine Reihe von Auflagen verbunden. Das betrifft vor allem

  • Einschränkungen bei der Mittelverwendung
  • Beschränkungen bei der wirtschaftlichen Betätigung
  • strenge Beschränkungen bei Zuwendungen an Mitglieder
  • die Vermögensbindung bei Auflösung des Vereins
  • erweiterte Buchführungspflichten

Deswegen sollte vorab genau geprüft werden, ob die Gemeinnützigkeit sich für den Verein lohnt oder die Nachteile überwiegen. Wegen der Vermögensbindung ist ein späterer Verzicht auf die Gemeinnützigkeit problematisch. Entzieht das Finanzamt die Gemeinnützigkeit später wieder (z.B. weil der Verein überwiegend nicht begünstigte Zwecke verfolgte), kann es zu erheblichen Steuernachzahlungen kommen.

Beantragt wird die Gemeinnützigkeit beim zuständigen Finanzamt. Dazu muss bei neu gegründeten Vereine die Satzung vorgelegt werden. Das Finanzamt gewährt – wenn die Voraussetzungen vorliegen, zunächst die vorläufige Freistellung (für maximal 18 Monate). Als Nachweis erhält der Verein einen Freistellungsbescheid. Nachdem für das erste Jahr die Steuererklärung vorgelegt wurde, wird die Freistellung für jeweils drei Jahre im Voraus erteilt.

Vereine und Steuern

Mit dem Finanzamt hat der Verein – falls er die Gemeinnützigkeit anstrebt – schon bei der Gründung zu tun. Im Übrigen erfolgt vom Vereinsregister eine Meldung ans Finanzamt.

Steuerpflichtig wird ein Verein – wie jedes Unternehmen – wenn er wirtschaftliche Einkünfte erzielt. Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren und Umlagen sind zwar steuerfrei (wenn sich dahinter nicht in Wirklichkeit wirtschaftliche Leistungen verbergen), die meisten anderen Einnahmen (z.B. aus dem Verkauf von Speisen und Getränken, Eintrittsgelder, Werbeeinnahmen u.v.a.m.) sind aber grundsätzlich steuerpflichtig. Die Überschüsse (Gewinne) die der Verein erzielt, unterliegen der Körperschaftsteuer (entspricht der Einkommensteuer) und meist auch der Gewerbesteuer.

Für gemeinnützige Vereine gibt es hier aber Sonderregelungen. Bestimmte wirtschaftliche Erträge (sogenannte Zweckbetriebe) bleiben körperschafts- und gewerbesteuerfrei. Das Gleiche gilt für Einnahmen aus der Vermögensverwaltung.

Wegen der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung werden unterschieden:

  • der ideelle Bereich (mit Einnahmen wie Mitgliedsbeiträgen, Spenden, Zuschüssen)
  • die Vermögensverwaltung (z.B. Zinsen, langfristige Vermietung und Verpachtung von Immobilien u.a.)
  • der Zweckbetrieb (z.B. Eintrittsgelder zu Kultur- und Sportveranstaltungen)
  • der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb (z.B. gastronomische Einnahmen, Warenverkauf, gesellige Veranstaltungen)

Das Nebeneinander von steuerlich unterschiedliche behandelten Einnahmen macht die Besteuerung (und damit auch die Buchhaltung) gemeinnützige Vereine recht kompliziert – zumindest dann, wenn der Verein verschiedene Einnahmequellen hat.

Bei der Umsatzsteuer wird der Verein nicht anders behandelt als gewerbliche Unternehmen. Für gemeinnützige Vereine gilt aber in Vermögensverwaltung und Zweckbetrieb der ermäßige Umsatzsteuersatz von 7%. Wegen der oft geringen Einnahmen können zwar Vereine oft die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Überschreiten sie die entsprechenden Grenzen, müssen sie aber auf ihre Leistungen Umsatzsteuer berechnen.

Buchhaltung

Eine geordnete Aufzeichnung seiner Einnahmen und Ausgaben muss der Verein nicht nur für das Finanzamt machen. Auch für die Rechenschaft gegenüber der Mitgliederversammlung sind Aufzeichnungen nötig.

In der Regel hat der Verein nur einfache Aufzeichnungspflichten. Eine Doppelte Buchhaltung (Bilanzierung) ist zunächst nicht erforderlich. Erst wenn der Verein mit seinen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreitet, hat er eine steuerliche Pflicht zur Bilanzierung.

Für gemeinnützige Vereine gilt die Besonderheit, dass die Aufzeichnungen getrennt nach den steuerlichen Bereichen vorgenommen werden müssen.

Spenden

Der Spendenabzug ist ein wichtiger Gesichtspunkt bei der Beantragung der Gemeinnützigkeit.

Spendenbescheinigungen darf der Verein aber erst ausstellen, wenn der Freistellungsbescheid des Finanzamtes vorliegt. Aus dem Freistellungsbescheid geht auch hervor, ob die Mitgliedsbeiträge abzugsfähig sind (das hängt von den Satzungszwecken ab).

Für die Zuwendungsbestätigungen muss der amtliche Mustertext verwendet werden. Unterschieden werden dabei Geld- und Sachspenden.

Da der Verein (und eventuell auch der Vorstand) für falsch oder unberechtigt ausgestellte Spendenbescheinigungen und für die falsche Verwendung von Spendenmitteln haftet, sollte auf Spendenbescheinigungen ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Das gilt besonders für Sonderfälle wie die sogenannten Aufwandsspenden.

Downloads
Spendenbescheinigung Geldzuwendungen
Spendenbescheinigung Sachzuwendungen

Mitarbeiter im Verein

Auch Vereine können Arbeitgeber sein. Bei abhängig beschäftigten Mitarbeitern bestehen die entsprechenden Meldepflichten und es müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Freibeträge gibt es hier für Vereine ebenso wenig wie für andere Arbeitgeber. Auch „Aufwandsentschädigungen“ sind in der Regel abgabenpflichtiger Arbeitslohn. Nur echter Aufwandsersatz (z.B. für Fahrten mit dem eigenen Pkw im Auftrag des Vereins oder Sportkleidung) ist steuerfrei.

Nur bestimmte Tätigkeiten gelten als selbstständig und sind dann nicht sozialversicherungspflichtig.

Auch in gemeinnützigen Vereinen müssen die Beteiligten nicht ausschließlich ehrenamtlich tätig sein. Mitglieder und auch der Vorstand können für ihre Arbeit bezahlt werden – aber nur wenn die Satzung dem nicht entgegensteht. Dabei ist auf klare vertragliche Regelungen (Art und Umfang der Tätigkeit) zu achten und darauf, dass die Vergütung nicht überhöht (ortsüblich oder tariflich) ist.

Ein Sonderfall bei gemeinnützigen Vereinen ist der sogenannte Übungsleiterfreibetrag, welcher Momentan bei 2.400,-€ pro Jahr liegt.