Vereinsberatung

Der eingetragene Verein (e.V.) zählt in Deutschland zu den häufigsten Gesellschaftsformen. Rund 550.000 eingetragene Vereine gibt es hierzulande. Fast ausnahmslos handelt es sich dabei um sogenannte Idealvereine, die also keine wirtschaftlichen Zwecke verfolgen.

Weitere Kosten fallen nicht an, es sei denn, man holt sich Hilfe bei Experten (z.B. bei der Erstellung der Satzung).

In manchen Bundesländern erlassen die Registergerichte gemeinnützigen Vereinen die Eintragungsgebühr (beim Amtsgericht erfragen).

Für die Gründung eines e. V. sind mindestens sieben Mitglieder erforderlich. Ist der Verein eingetragen, darf die Mitgliederzahl nicht unter drei sinken.

Als nächstes muss eine Satzung erstellt und mit den Gründungsmitgliedern diskutiert werden. Sie enthält die wichtigsten Regelungen für die Zusammenarbeit im Verein. Soll der Verein gemeinnützig werden, sollte die Satzung unbedingt vorab dem Finanzamt zur Prüfung vorlegt werden. Hat das Finanzamt nämlich Bedenken bei der Gewährung der Gemeinnützigkeit sind Satzungsänderungen und damit weiterer organisatorischer Aufwand notwendig und zusätzliche Kosten (Notar, Vereinsregister) fällig.

Zusätzlich können Vereinsordnungen (z.B. Finanzordnung, Beitragsordnung, Ehrenordnung) erstellt werden, die Detailregelungen umfassen.

Die Gründungssatzung muss von mindestens 7 Gründungsmitgliedern, nach Möglichkeit bei der Gründungsversammlung, unterschrieben werden.

Ebenfalls erstellt werden muss ein Protokoll der Gründungsversammlung, das entsprechend den Satzungsregelungen unterschrieben sein muss.

Die Anmeldung beim Vereinsregister (das beim örtlichen Amtsgericht angesiedelt ist – z.T. ist für mehrere Bezirke ein bestimmtes Amtsgericht zuständig) muss in den meisten Bundesländern durch einen Notar beglaubigt werden. Neben dem Anmeldeschreiben müssen beim Registergericht das Original der Gründungssatzung und das Gründungsprotokoll vorgelegt werden.

Fördervereine stellen zivilrechtlich keine Sonderform des Vereins dar. Es handelt sich um „gewöhnliche“ (eingetragene oder nicht eingetragene) Vereine im Sinn des BGB. Für Satzung, Mitgliedschaft, Vorstand usf. gelten keine Sonderregelungen.

Die Besonderheit von Fördervereinen (und anderen Förderkörperschaften) ist eine rein steuerliche: Sie stellen eine Ausnahme vom gemeinnützigkeitsrechtlichen Grundsatz der Unmittelbarkeit dar. Statt selbst im Sinne der Satzungszwecke tätig zu werden, beschaffen sie lediglich Mittel für andere gemeinnützige oder öffentlich-rechtliche Körperschaften. Ein Verein  kann danach auch dann gemeinnützig sein, wenn er ausschließlich Mittel für andere Körperschaften beschafft. Das müssen entweder Körperschaften des privaten Rechts (Vereine, GmbH, Stiftungen…) sein, die selbst gemeinnützig (steuerbegünstigt) sind oder Körperschaften des öffentlichen Rechts (z. B. Kommunen, Amtskirchen), die die Mittel für steuerbegünstigte Zwecke einsetzen.

Für die Erstellung der Satzung ist nicht unbedingt die Hilfe eines Rechtsanwaltes erforderlich. Die vielfach erhältlichen Mustersatzungen sind meist eine gute Orientierung. Auch die Satzung eines Vereins mit ähnlicher Tätigkeit ist eine Hilfe. Viele Vereine veröffentlichen ihre Satzung im Internet. Beim Vereinsregister erhalten Sie übrigens keine Einsicht in Satzungen eingetragener Vereine, wenn sie nicht einen wichtigen Grund angeben können.

Zwingende Bestandteile der Satzung sind:

Anders als oft vermutet bietet das Vereinsrecht eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten. Planen Sie organisatorische Regelungen, die von den gängigen Mustersatzungen deutlich abweichen, sollte sie sich fachkundigen Rat holen. Nicht alle Gestaltungsmöglichkeiten sind rechtlich zulässig, manches erweist sich in Praxis als untauglich.

Der Name des Vereins muss sich von anderen Vereinen im Registerbezirk deutlich unterscheiden. Er darf außerdem nicht irreführend sein (in dem er z.B. über Art und Größe des Vereins täuscht).

Beachten Sie, dass die Eintragung des Namens keinen weitreichenden Namenschutz beinhaltet. Verstöße gegen Namens- und Markenrecht können nicht nur eine spätere Änderung des Namens erforderlich machen, sondern auch zu erheblichen Schadenersatzforderungen führen. Recherchieren Sie deshalb gründlich, ob der Name nicht schon in Gebrauch ist.

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, den eigenen Vereinsnamen mit einem erweiterten Schutz zu versehen. In der Regel bietet sich dazu die Eintragung einer Wortmarke (beim Patentamt) an.

Der Vorstand ist neben der Mitgliederversammlung das einzige Pflichtorgan. Er leitet den Verein und vertritt ihn nach außen (Geschäftsführung und Vertretung).

Gewählt wird der Vorstand in aller Regel von der Mitgliederversammlung. Auch eine Berufung auf anderem Weg (z.B. durch einen von der Mitgliederversammlung gewählten Beirat) ist möglich, wenn die Satzung das so regelt.

Die Mitgliederversammlung ist das Hauptorgan des Vereins. Sie kann dem Vorstand Weisungen erteilen und beschließt über alle Angelegenheiten, die nicht ausdrücklich dem Vorstand zugewiesen sind. Insbesondere gehört dazu die Wahl des Vorstandes, Satzungsänderungen oder die Entlastung des Vorstandes. Außerdem hat sie umfängliche Auskunftsrechte gegenüber dem Vorstand.

Nur Mitgliederversammlungen, zu denen entsprechend der Satzungsbestimmungen (Form und Frist) eingeladen wurde, sind beschlussfähig. Die Einladung muss nicht zwingend per Post erfolgen, auch eine Einladung per Anzeige in einer Zeitung oder per E-Mail ist zulässig, wenn die Satzung das vorsieht. Entscheidend ist, dass Zeitpunkt und Ort der Mitgliederversammlung so gewählt werden, dass jedes Mitglieder ohne größere Erschwernis teilnehmen kann.

Wichtig ist bei der Einladung die Tagesordnung . Nur zu bei der Einberufung benannten Tagesordnungspunkten können wirksame Beschlüsse gefasst werden.

Eine „Hauptversammlung“ hat gegenüber einer „gewöhnlichen“ Mitgliederversammlung keine Sonderfunktion, es sei denn, die Satzung trifft hier besondere Regelungen.

Pflichtorgane des Vereins sind nur Mitgliederversammlung und Vorstand. Daneben können – per Satzung – weitere Organe festgelegt werden. Welche Aufgaben diese haben, ist dem Verein weitgehend freigestellt. Es ist aber unbedingt zu empfehlen, Zusammensetzung und Aufgaben dieser Organe in der Satzung klar zur definieren.

Ein Geschäftsführer ist entweder ein alleinvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied oder ein sogenannter „besonderer Vertreter“ neben dem Vorstand. Oft gibt es neben einem ehrenamtlichen Vorstand einen hauptamtlichen Geschäftsführer. Ein besonderer Vertreter kann nur bestellt werden, wenn die Satzung das vorsieht.

Ein Beitrat kann die Aufgabe haben, den Vorstand zu beraten oder zu überwachen. Wie er sich zusammensetzt, muss die Satzung regeln.

Kassenprüfer (Revisoren) sind anders als oft vermutet kein Pflichtorgan. Es gibt auch keine Pflicht zur Kassenprüfung. In der Regel werden der oder die Kassenprüfer von der Mitgliederversammlung berufen. Sie sollten nicht Mitglieder des Vorstands sein.

Ein Verein ist nicht per se gemeinnützig. Die Gemeinnützigkeit hat auch nichts mit der Eintragung des Vereins zu tun. Vielmehr ist die Gemeinnützigkeit (genauer: Steuerbegünstigung) ein rein steuerlicher Tatbestand. Die Gemeinnützigkeit wird auf Antrag vom Finanzamt gewährt und bescheinigt.

Deswegen sollte vorab genau geprüft werden, ob die Gemeinnützigkeit sich für den Verein lohnt oder die Nachteile überwiegen. Wegen der Vermögensbindung ist ein späterer Verzicht auf die Gemeinnützigkeit problematisch. Entzieht das Finanzamt die Gemeinnützigkeit später wieder (z.B. weil der Verein überwiegend nicht begünstigte Zwecke verfolgte), kann es zu erheblichen Steuernachzahlungen kommen.

Beantragt wird die Gemeinnützigkeit beim zuständigen Finanzamt. Dazu muss bei neu gegründeten Vereine die Satzung vorgelegt werden. Das Finanzamt gewährt – wenn die Voraussetzungen vorliegen, zunächst die vorläufige Freistellung (für maximal 18 Monate). Als Nachweis erhält der Verein einen Freistellungsbescheid. Nachdem für das erste Jahr die Steuererklärung vorgelegt wurde, wird die Freistellung für jeweils drei Jahre im Voraus erteilt.

Mit dem Finanzamt hat der Verein – falls er die Gemeinnützigkeit anstrebt – schon bei der Gründung zu tun. Im Übrigen erfolgt vom Vereinsregister eine Meldung ans Finanzamt.

Steuerpflichtig wird ein Verein – wie jedes Unternehmen – wenn er wirtschaftliche Einkünfte erzielt. Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren und Umlagen sind zwar steuerfrei (wenn sich dahinter nicht in Wirklichkeit wirtschaftliche Leistungen verbergen), die meisten anderen Einnahmen (z.B. aus dem Verkauf von Speisen und Getränken, Eintrittsgelder, Werbeeinnahmen u.v.a.m.) sind aber grundsätzlich steuerpflichtig. Die Überschüsse (Gewinne) die der Verein erzielt, unterliegen der Körperschaftsteuer (entspricht der Einkommensteuer) und meist auch der Gewerbesteuer.

Für gemeinnützige Vereine gibt es hier aber Sonderregelungen. Bestimmte wirtschaftliche Erträge (sogenannte Zweckbetriebe) bleiben körperschafts- und gewerbesteuerfrei. Das Gleiche gilt für Einnahmen aus der Vermögensverwaltung.

Wegen der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung werden unterschieden:

Das Nebeneinander von steuerlich unterschiedliche behandelten Einnahmen macht die Besteuerung (und damit auch die Buchhaltung) gemeinnützige Vereine recht kompliziert – zumindest dann, wenn der Verein verschiedene Einnahmequellen hat.

Bei der Umsatzsteuer wird der Verein nicht anders behandelt als gewerbliche Unternehmen. Für gemeinnützige Vereine gilt aber in Vermögensverwaltung und Zweckbetrieb der ermäßige Umsatzsteuersatz von 7%. Wegen der oft geringen Einnahmen können zwar Vereine oft die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Überschreiten sie die entsprechenden Grenzen, müssen sie aber auf ihre Leistungen Umsatzsteuer berechnen.

Seit dem 2003 ist die ARAG Sportversicherung Partner des Landessportbundes Sachsen. Diese Partnerschaft ist für die meisten LSB-Mitgliedsvereine eine der wichtigsten Grundlagen des Vereinslebens, sie liefert eine Grundabsicherung für die Vereinsmitglieder, ersetzt jedoch nicht die private Vorsorge des Einzelnen. Der umfangreiche Sportversicherungsvertrag stellt die wichtigsten Versicherungssparten für Mitglieder sicher. Im Einzelnen handelt es sich um die Bereiche

• Unfall
• Haftpflicht
• Rechtsschutz
• Vertrauensschaden
• sowie Zusatzversicherungen

Das ARAG-Sportversicherungsbüro des Landessportbundes Sachsen ist rund um die Uhr online verfügbar. Hier findet ihr alles zum Thema Schadenanzeigen, Anträge, Merkblätter sowie weitere Versicherungsinformationen.

Übst du in einem Sportverein ein gewähltes oder beauftragtes Ehrenamt aus? Dann gehörst du zu einer Vielzahl von Personen, die in vielen Bereichen unserer Gesellschaft Aufgaben mit besonderem Engagement wahrnehmen und eine besondere Verantwortung tragen. Es besteht die Möglichkeit, sich freiwillig gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten bei der VBG zu versichern.

Ehrenamtsversicherung

Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) bietet seit Inkrafttreten des „Gesetzes zur Verbesserung des unfallversicherungsrechtlichen Schutzes bürgerschaftlichen Engagements“ am 1. Januar 2005 Ehrenamtlichen die Möglichkeit, sich freiwillig zu versichern. Für gewählte ehrenamtliche Funktionsträger, deren Funktion in der Satzung des Verbandes/Vereins enthalten sein muss, besteht für jährlich 3,50 Euro pro Person die Option, gesetzlichen Unfallschutz zu erhalten. Der Landessportbund Sachsen hat dazu mit der VBG einen Rahmenvertrag für seine Mitglieder geschlossen.

Weitere Informationen zu den Leistungen der Versicherung sowie dem Melde- und Beitragsverfahren gibt es auf der Webseite der VBG-Ehrenamtsversicherung für Sportvereine.

Übungsleiterversicherung

Übungsleiter im Bereich des Landessportbundes Sachsen haben unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne freiwillige Zusatzversicherung gesetzlichen Unfall-Versicherungsschutz über die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG). Dieser besteht nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII, wenn folgende Kriterien der persönlichen Abhängigkeit gegeben sind:

• Weisungsgebundenheit des Übungsleiters hinsichtlich Zeit, Art, Ort und Dauer der Tätigkeit (Direktionsrecht des Vorstandes)
• Eingliederung des Übungsleiters in den Verein (Bereitstellung von Einrichtungen, Gerät, Material)
• Tätigkeit muss regelmäßig erbracht werden (z. B. einmal wöchentlich)

Wichtig: Es muss ein Vertrag zwischen dem Übungsleiter und dem Verein vorliegen!

Eine geordnete Aufzeichnung seiner Einnahmen und Ausgaben muss der Verein nicht nur für das Finanzamt machen. Auch für die Rechenschaft gegenüber der Mitgliederversammlung sind Aufzeichnungen nötig.

In der Regel hat der Verein nur einfache Aufzeichnungspflichten. Eine Doppelte Buchhaltung (Bilanzierung) ist zunächst nicht erforderlich. Erst wenn der Verein mit seinen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreitet, hat er eine steuerliche Pflicht zur Bilanzierung.

Für gemeinnützige Vereine gilt die Besonderheit, dass die Aufzeichnungen getrennt nach den steuerlichen Bereichen vorgenommen werden müssen.

Für die Zuwendungsbestätigungen muss der amtliche Mustertext verwendet werden. Unterschieden werden dabei Geld- und Sachspenden.

Da der Verein (und eventuell auch der Vorstand) für falsch oder unberechtigt ausgestellte Spendenbescheinigungen und für die falsche Verwendung von Spendenmitteln haftet, sollte auf Spendenbescheinigungen ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Das gilt besonders für Sonderfälle wie die sogenannten Aufwandsspenden.

Auch Vereine können Arbeitgeber sein. Bei abhängig beschäftigten Mitarbeitern bestehen die entsprechenden Meldepflichten und es müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Freibeträge gibt es hier für Vereine ebenso wenig wie für andere Arbeitgeber. Auch „Aufwandsentschädigungen“ sind in der Regel abgabenpflichtiger Arbeitslohn. Nur echter Aufwandsersatz (z.B. für Fahrten mit dem eigenen Pkw im Auftrag des Vereins oder Sportkleidung) ist steuerfrei.

Nur bestimmte Tätigkeiten gelten als selbstständig und sind dann nicht sozialversicherungspflichtig.

Auch in gemeinnützigen Vereinen müssen die Beteiligten nicht ausschließlich ehrenamtlich tätig sein. Mitglieder und auch der Vorstand können für ihre Arbeit bezahlt werden – aber nur wenn die Satzung dem nicht entgegensteht. Dabei ist auf klare vertragliche Regelungen (Art und Umfang der Tätigkeit) zu achten und darauf, dass die Vergütung nicht überhöht (ortsüblich oder tariflich) ist.

Ein Sonderfall bei gemeinnützigen Vereinen ist der sogenannte Übungsleiterfreibetrag, welcher seit 2021 bei 3000€ pro Jahr liegt (vorher 2.400,-€).

Vorstandsmitglieder können ab 2021 eine steuerfreie Aufwandsentschädigung in Höhe von 840€ pro Jahr (vorher 720€) erhalten.

Bei Neueinstellung von Übungsleitern und ehrenamtlichen Mitarbeitern empfiehlt es sich, zusätzlich einen Ehrenkodex unterschreiben zu lassen.